Como Conduzir Reuniões

Planejamento
· Definição dos Objetivos
· Preparação e Revisão da Agenda
· Número de Participantes
· Notificação dos Participantes (quando, onde, por que)
· Preparação da Sala (acomodação e material).
Execução
· Instruções à secretária sobre telefonema e recados
· Apresentação dos Objetivos
· Debate
· Análise dos Objetivos
· Análise das Soluções
· Escolha da solução Adequada
· Compromisso de Ação

Relatório
· Anotações feitas por uma secretária ou encarregado para a tarefa.
· Ata da Reunião.

Avaliação
· Objetivos Propostos X Objetivos Alcançados
· Plano de Melhorias

Assertividade

Comunicação aberta e Honesta.

1. DISCO RACHADO Repita sua posição sem se alterar ou perder a calma (sem rancor, irritação, alteração da voz). Concentre-se em seus objetivos, sem desistir ou perder a paciência. Abandone o ato compulsivo de responder a qualquer pergunta.

2. ENEVOADO Calmamente reconheça a crítica e concorde que talvez haja algo de verdade. Não negue a crítica, não fique na defensiva, nem contra-ataque. Ensina-nos a ser um bom ouvinte. Ouvimos o que realmente foi dito sem tentar adivinhar. O nível de nossa ansiedade resulta do que lemos na crítica, devido a nossa insegurança.

3. ASSERÇÃO NEGATIVA Absorva a crítica quando ela procede sem defensividade (assume que errou). Aceita que errou sem ter que se desculpar ou sentir culpado.

4. INDAGAÇÃO NEGATIVA Você questiona (sem contaminação emocional) a natureza da crítica e procura os reais motivos da mesma.

5. INFORMAÇÃO VOLUNTÁRIA Você coloca espontaneamente a natureza do seu procedimento para evitar manipulações. Ouvir dicas do que é importante para outra pessoa.

6. AUTO-REVELAÇÃO Você admite que a situação inadequada pode ter tido a sua parcial contribuição. Admita livre e abertamente aspectos positivos e negativos da sua personalidade.

7. COMPROMISSO VIÁVEL Estabelecer em consenso um procedimento objetivo entre partes, que possa preencher limites aceitáveis (sempre que a auto-estima não estiver em jogo).

 

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